對(duì)于制造企業(yè)而言，物料管理的地位是不言而喻的。成千上萬(wàn)種物料，如果沒(méi)有可做唯一標(biāo)示的物料代號(hào)，而僅靠物料名稱(chēng)或者其它途徑作管理依據(jù)，很難想象企業(yè)如何合理管理物料。要實(shí)現(xiàn)物料的科學(xué)管理，物料編碼是基礎(chǔ)。
物料編碼對(duì)于制造企業(yè)而言，是一項(xiàng)非常專(zhuān)業(yè)而艱巨困難的工作。物料編碼一旦出錯(cuò)，后續(xù)修改也相當(dāng)?shù)睦щy，所以物料編碼相當(dāng)于大廈的地基，一開(kāi)始就應(yīng)該務(wù)必正確，或應(yīng)該花更多的時(shí)間在上面。物料編碼的正確/成功與否，是整個(gè)ERP信息化實(shí)施成功的基石。
一、編碼的目的
給物料編碼，就像給人取名，取名的目的首先是能夠和其他人區(qū)別開(kāi)來(lái)，然后要好讀、好聽(tīng)、好記、好寫(xiě)，好用。
好讀：即沒(méi)有生僻字、多音字等，讓每一個(gè)人都能夠正確讀出你的名字，否則每聽(tīng)到別人叫錯(cuò)你的名字一定不爽，與自己不利，也給別人帶來(lái)麻煩；
好聽(tīng)：不僅僅是聽(tīng)起來(lái)動(dòng)聽(tīng)、悅耳，更主要的是當(dāng)你讀出來(lái)后，別人能夠馬上知道是什么字，怎么寫(xiě)的；
好記：便于記憶，有一定的規(guī)律，如串起來(lái)是一個(gè)詞，或者一個(gè)地名等；
好寫(xiě)：即名字要大家都能夠?qū)懗鰜?lái)，電腦也能夠輸進(jìn)去，不然，辦什么事總要比別人花費(fèi)多一些時(shí)間，有朋友因名字的一個(gè)字電腦中沒(méi)有，機(jī)票上的名字和身份證不符，每次都要手寫(xiě)、蓋章，非常麻煩；
好用：當(dāng)有了前四個(gè)條件自然就好用多了。
給物料編碼，目的就是要好用，一個(gè)好用的編碼自然也要好讀、好聽(tīng)、好記、好寫(xiě)。
二、對(duì)物料編碼的兩大誤區(qū)
1、要求物料編碼表述大量的信息
部分企業(yè)由于缺乏物料編碼的經(jīng)驗(yàn)，在制定編碼規(guī)則的時(shí)候，往往希望制定出一套萬(wàn)能的、一見(jiàn)到編碼就可以知道物料所有情況的規(guī)則。包括物料種類(lèi)、屬性、供應(yīng)商信息，甚至包括存放倉(cāng)庫(kù)的信息。這些對(duì)于編碼的過(guò)高期望，都是由于沒(méi)有編碼制定經(jīng)驗(yàn)造成的。期望越高，失望就越大。編碼就是編碼，它無(wú)法表達(dá)其根本無(wú)法承載的過(guò)多信息。
2、把制定編碼規(guī)則的工作交給個(gè)別人或部門(mén)去完成
企業(yè)的管理層往往習(xí)慣把編碼工作交給技術(shù)部門(mén)或者某個(gè)資深員工來(lái)主持完成。這種做法忽略了一點(diǎn)，編碼真正使用最多的是物料管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)，而非制定編碼規(guī)則的技術(shù)部門(mén)。制定物料編碼，應(yīng)該聯(lián)合技術(shù)部門(mén)、物料管理部門(mén)、財(cái)務(wù)門(mén)，組成制定團(tuán)隊(duì)共同完成。
三、對(duì)物料編碼的幾個(gè)基本原則
1.統(tǒng)一性原則：一個(gè)組織內(nèi)只能使用一套物料編碼，以方便組織內(nèi)不同企業(yè)間的數(shù)據(jù)交換；
2.唯一性原則：即一種物料只能有一個(gè)編碼，同樣一個(gè)編碼只能對(duì)應(yīng)一種物料；
3.嚴(yán)謹(jǐn)性原則：所有物料編碼的建立需要授權(quán)專(zhuān)人負(fù)責(zé)，以便保證其正確性；
4.終身制原則：即使某物料以后不再使用，其編碼也不能重新分配給其他物料使用；
5.簡(jiǎn)單性原則：編碼必須簡(jiǎn)單，一套復(fù)雜的編碼體系需要昂貴的學(xué)習(xí)成本，也不利于推廣；
6.清晰性原則：編碼中使用的字符必須能夠清晰辯識(shí)，避免使用容易引起混淆的字符，如字母“O”和數(shù)字“0”，字母“Z”和數(shù)字“2”，字母“Q”和數(shù)字“0”等；
7.擴(kuò)展性原則：考慮預(yù)留足夠的擴(kuò)展空間，便于以后新增的物料能夠繼續(xù)使用該編碼體系。
四、物料編碼的技巧
1、編碼規(guī)則需盡可能反映物料大類(lèi)。
物料大類(lèi)可以讓我們對(duì)物料的類(lèi)別有一個(gè)直接的判斷。比如我們每天都在使用移動(dòng)電話(huà)，如果我們看到139號(hào)段的號(hào)碼，就知道是移動(dòng)的來(lái)電。
大類(lèi)的劃分原則往往是：
第一碼：產(chǎn)成品、半成品、原材料、輔料、低值易耗，主要供財(cái)務(wù)使用；
第二碼：真正的類(lèi)別，依據(jù)企業(yè)不同的情況具體制定。
2、編碼需要長(zhǎng)短適中。
按照人的記憶習(xí)慣，7-13位的編碼是比較合理的。
3、盡量不要使用有特別意義的編碼。
很多物料編碼的初衷是為了清晰明了地表述物料，如將鋼板編碼成GB，簡(jiǎn)單易懂。但隨著物料種類(lèi)的增加，以GB編碼的物料也不再僅限于“鋼板”，“鋼筆”就以GB命名。
4、避免使用難以交流和區(qū)別的字符。
文字代表了中華民族博大精深的文化，拼音更被譽(yù)為世界上最復(fù)雜的字符之一。如果單純通過(guò)拼音字母，如G和J，很大部分人會(huì)因?yàn)椴粯?biāo)準(zhǔn)的發(fā)音而難以進(jìn)行區(qū)分。另外，字母L的小寫(xiě)打印出來(lái)以后和數(shù)字1沒(méi)有區(qū)別，O打印出來(lái)后和數(shù)字0沒(méi)有區(qū)別等等。我們?cè)谥贫ň幋a規(guī)則過(guò)程中，要盡量避免使用這些容易產(chǎn)生混淆的字符。
5、不要把可能變動(dòng)的信息編入編碼。
什么是可能變動(dòng)的信息？舉個(gè)最簡(jiǎn)單的例子，現(xiàn)在很多企業(yè)將員工編碼規(guī)則定為：部門(mén)號(hào)+流水碼。個(gè)人認(rèn)為這是最不合理的編碼，員工如果發(fā)生人事變動(dòng)或者崗位變換，編碼就無(wú)法準(zhǔn)確表述其所在部門(mén)。如果員工的人事和崗位變動(dòng)頻繁了，編碼反而成為企業(yè)的困擾。