為什么工單如此重要？如何應(yīng)用工單數(shù)據(jù)？
工單管理的核心是什么，如何做好工單管理？
在當(dāng)今世界，數(shù)據(jù)就是一切，使用正確的工單管理軟件，您可以隨時(shí)隨地集中、標(biāo)準(zhǔn)化、組織、共享、保護(hù)和利用您的數(shù)據(jù)。使用正確的工單軟件，您可以利用數(shù)據(jù)簡(jiǎn)化工作。
幫助您集中和標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)
如果你還沒(méi)有工單軟件，你的數(shù)據(jù)很可能只是到處漂浮，很難找到，很難合并。以維護(hù)手冊(cè)為例，剛開(kāi)始使用的時(shí)候，因數(shù)據(jù)量少，他們會(huì)整齊地放在維修部的辦公室。但隨著時(shí)間的推移，很多維保數(shù)據(jù)會(huì)丟失。
即使你辛苦的去統(tǒng)計(jì)所有工單的數(shù)據(jù)，但在excel中，很難將不同維度的數(shù)據(jù)放在一起分析。而在工單軟件中，它可以幫助您將所有數(shù)據(jù)集中在一起，安全地進(jìn)行備份和保護(hù)。而且由于所有內(nèi)容都是數(shù)字的，并且都在同一軟件中，因此您可以用各種方式合并數(shù)據(jù)。
數(shù)據(jù)整理
一旦您的數(shù)據(jù)安全地進(jìn)行了集中化和標(biāo)準(zhǔn)化，就可以開(kāi)始對(duì)其進(jìn)行整理。
1）明確哪些用戶(hù)可添加哪些數(shù)據(jù)
根據(jù)您的行業(yè)不同，可能會(huì)有來(lái)自不同渠道的工作申請(qǐng)。校園中的維護(hù)部門(mén)可以有來(lái)自學(xué)生、教師和管理人員的請(qǐng)求。在一個(gè)制造工廠，它可能來(lái)自于生產(chǎn)操作機(jī)器的人。不管它們來(lái)自哪里，我們都需要對(duì)它們進(jìn)行分類(lèi)，決定接受哪些，拒絕哪些。如果沒(méi)有工單軟件，這些需求可能會(huì)通過(guò)電話(huà)、郵件的附件或容易放錯(cuò)位置的紙質(zhì)文檔提交。使用工單管理軟件，所有的請(qǐng)求都以設(shè)定好的樣式出現(xiàn)，使您能夠輕松地對(duì)它們進(jìn)行分類(lèi)，并決定接受哪些請(qǐng)求，拒絕哪些。
2）確定將哪些數(shù)據(jù)添加到工單
決定批準(zhǔn)哪些工作票后，工單軟件使您可以構(gòu)建數(shù)據(jù)打包的工單，其中包括：
1）數(shù)字原理圖和交互式地圖
2）相關(guān)零件和材料
3）數(shù)字維護(hù)手冊(cè)
4）分步說(shuō)明
5）可定制的清單以確保最佳實(shí)踐
6）可以從任何臺(tái)式機(jī)或移動(dòng)設(shè)備訪問(wèn)技術(shù)人員有效完成工單所需的一切。無(wú)需再跑回辦公室詢(xún)問(wèn)問(wèn)題或仔細(xì)檢查了。
數(shù)據(jù)共享
“共享”一詞在這里具有特定含義。在使用工單管理系統(tǒng)之前，我們看到的數(shù)據(jù)并非實(shí)時(shí)更新的，會(huì)導(dǎo)致信息不一致。使用管理軟件之后，每個(gè)人查看相同的數(shù)據(jù)。因?yàn)閿?shù)據(jù)庫(kù)中只有一個(gè)副本。如果有人更改了數(shù)據(jù)，則將在工單管理軟件中實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)。例如，如果工單完成，每個(gè)人都可以看到最新?tīng)顟B(tài)。沒(méi)有人會(huì)根據(jù)過(guò)時(shí)的數(shù)據(jù)做出錯(cuò)誤的決定。
工作訂單軟件的共享還有一個(gè)特性，那就是你可以控制不同的人看到什么。因此，部門(mén)主管能夠看到每一條數(shù)據(jù)，經(jīng)驗(yàn)豐富的技術(shù)人員可能看到開(kāi)放的工作指令，而初級(jí)技術(shù)人員可能只能看到專(zhuān)門(mén)分配給他們的工作指令。工單軟件幫助您真正共享數(shù)據(jù)，同時(shí)也確保你不會(huì)過(guò)度分享。
數(shù)據(jù)保護(hù)
有兩種方法可以查看保護(hù)的概念，這兩種方法都很重要。
1）保護(hù)數(shù)據(jù)免受意外丟失
現(xiàn)代的工單管理軟件都是基于云的，這意味著提供商會(huì)在后臺(tái)為您完成所有技術(shù)上的繁重工作。他們完成所有數(shù)據(jù)備份以及軟件的修補(bǔ)和升級(jí)。由于內(nèi)置了備份，因此您不必?fù)?dān)心丟失數(shù)據(jù)。并且由于內(nèi)置的安全性，您不必?fù)?dān)心未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。
2）保護(hù)數(shù)據(jù)以防最終丟失
在傳統(tǒng)的基于紙張和電子表格的系統(tǒng)中，許多最重要的數(shù)據(jù)沒(méi)有記錄下來(lái)。技術(shù)人員掌握的知識(shí)都是來(lái)之不易，基于過(guò)往經(jīng)驗(yàn)的。沒(méi)有工單軟件，每一個(gè)技術(shù)人員的流失都是一場(chǎng)小小的災(zāi)難，因?yàn)檫@些信息會(huì)丟失。
應(yīng)用工單軟件，經(jīng)驗(yàn)豐富的技術(shù)人員編寫(xiě)預(yù)防性維護(hù)計(jì)劃的工單，該數(shù)據(jù)將永遠(yuǎn)存在。
數(shù)據(jù)利用
既然您將所有數(shù)據(jù)放在一個(gè)位置，可以對(duì)其進(jìn)行添加和訪問(wèn)，并且已經(jīng)對(duì)其進(jìn)行了備份和保護(hù)，那么您就可以開(kāi)始真正地為您使用它了。
好的工單管理軟件會(huì)自動(dòng)生成報(bào)告，使您可以跟蹤關(guān)鍵的KPI。例如，您可以看到：
- 哪些機(jī)器的維保費(fèi)用最高
- 哪些技術(shù)員每月完成的工單最多
- 零備件都用到哪里去了
您還可以使用這些數(shù)據(jù)來(lái)設(shè)置新的預(yù)防性維護(hù)程序或微調(diào)現(xiàn)有計(jì)劃。通過(guò)查看與資產(chǎn)關(guān)聯(lián)的所有工單，您可以確定所需的PM類(lèi)型以及所需的頻率。
進(jìn)一步建議
您可以開(kāi)始聯(lián)系提供商，了解CMMS軟件如何應(yīng)用及演示。選擇適應(yīng)自身管理需求，且擁有良好用戶(hù)體驗(yàn)的管理系統(tǒng)。
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